Como evitar Multa de 1000 reais por arquivo XML que a empresa não apresentar para a fiscalização quando solicitado

Como evitar multa de 1.000 reias por falta de XML de nota fiscal?

Uma multa de R$1.000,00 poderá ser aplicada caso sua empresa não tenha os documentos de notas fiscais armazenados de forma íntegra e disponível na sua empresa. Notas fiscais são documentos importantes e devem ser mantidos seguros e a total disponibilidade.

Pense como seria se tivesse que pagar uma multa por documentos XML que sua empresa recebeu a 1 ano atrás, que por descuido não estão guardados ou disponíveis para visualização.

 

 

Não seja pego de surpresa. O que diz a lei?

O governo exige que empresas que emitam notas fiscais eletrônicas, mantenham seus documentos tanto recebidos como emitidos, armazenados e disponíveis para fiscalização ao menos pelo tempo legal de 5 anos. Estes documentos podem ser solicitados pela fiscalização a qualquer momento e por isso o contribuinte deve prestar atenção a esta guarda.

A Lei 10.297. de 26 de dezembro de 1996 (alterada pela Lei nº 14.967 de 07/12/2009), deixa claro que não disponibilizar o XML ao destinatário da NF-e ou ainda o destinatário deixar de guardar os documentos eletrônicos pode gerar multa de R$1.000,00.

“Art. 81-B. Deixar de remeter ou disponibilizar ao destinatário o arquivo de documento fiscal eletrônico:
MULTA de R$ 1.000,00 (um mil reais). 

II – deixar de guardar os arquivos eletrônicos de documentos fiscais eletrônicos na forma e prazos previstos na legislação tributária; e …”

 

Como e onde posso salvar meus documentos?

O armazenamento de documentos eletrônicos é um processo que deve ser automático e muito seguro, pois sua empresa pode ser requisitada a demostrar ou reencaminhar os documentos a qualquer momento. Existem diversos softwares que prometem deixar seus documentos armazenados, porém muitas vezes as deixam apenas em seu computador, ou seja, e se seu computador der problema? Formatar? Estragar?

Uma forma muito utilizada ainda hoje, porém não mais recomendada, é salvar os documentos em e-mails e adicionalmente em seu computador. Isso pode até um momento sanar sua necessidade, porém no primeiro momento que tiver que procurar um documento mais antigo, de meses atrás, sua empresa provavelmente vai perder tempo procurando. Lembro que ainda existe o risco que ter excluído aquele e-mail.

Outra maneira é deixar seus documentos em um servidor local ou em um disco externo, que poderá lhe ajudar a aumentar a segurança. Será?

Porém a maneira mais indicada e segura aplicada nos dias atuais é manter tudo na Nuvem. Manter seus documentos organizadas e seguros em um local que possa acessar sempre que precisar, sem se preocupar em manter a estrutura ou com backups. Um ambiente acessível de qualquer computador, independendo do seu sistema gerencial da empresa.

 

4 Opções para armazenar seus documentos

  1. Portal de Notas Fiscais Ativasoft – Nuvem
  2. Servidor ou Computador Local
  3. Disco externo ou pendrive
  4. E-mail

 

“Utilize suas próprias notas fiscais para planejar melhor a sua empresa. Ativa Report seu novo jeito de ver seus impostos”

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